１．概要
令和6年6月22日（土）19時頃から令和6年7月1日（月）15時頃までの間、一部の当社管理ホームページのメールフォームより送信されたお問い合わせメールが、想定されたメールアドレスに届かず、受信できない状態が発生いたしました。
２．発生原因
サーバー切替作業に伴い、新サーバーにおいてメールアドレスを先行して作成したことにより、ホームページ参照DNSが新サーバー内のDNSを読み込み、同名メールアドレス宛に配送され、旧サーバー側では受信されなくなっておりました。
また、DNS設定においても、新サーバー内に設定されたDNSレコードを参照する構成となっていたため、結果的に新サーバーのメールボックスにのみメールが蓄積される状態となっておりました。
３．影響範囲
令和6年6月22日19時から令和6年7月1日15時までの間に送信されたホームページ経由のお問い合わせメールについて、受信側で確認ができない状態となっておりました。これにより、該当期間中にお問い合わせいただいたお客様への対応に遅れが生じた可能性がございます。
４．対応状況
7月1日15時の時点で状況を確認し、新サーバー内のメールボックスから該当メールを回収・確認いたしました。現在は、正しいメール配送が行われるよう設定を修正済みであり、正常に受信できる状態を確認しております。
５．再発防止策
・サーバー切替時には、メール設定およびDNS設定の影響範囲について、事前に総合的な確認を行うプロセスを設けます。
・切替後も一定期間の監視体制を設け、テスト送信による動作確認を徹底いたします。
・DNSレコードおよびメール設定の管理体制の明確化と、関係者間での共有を徹底いたします。
この度は関係各位ならびにお客様に多大なるご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。